オンラインイベントの事例紹介・成功のためのポイントまとめ

2020年以降、新型コロナウイルス感染拡大・緊急事態宣言発令などの影響でリアルイベントの開催自粛や延期が余儀なくされています。そのような状況下で、密集、密接、密閉の「3密」を避けて開催できるオンラインイベントが注目され一気に普及してきました。

開催費用を抑えられ、インターネット回線や必要な周辺機器があれば、多くの方が場所を選ばず参加できるのがオンラインイベントの強み。小規模から大規模のもの、有料・無料のもの、社内向け・社外向けのものなど、その形態は様々です。

本記事ではオンラインイベントを数多く手掛ける弊社が、オンラインイベントの開催を企画・運営を検討している方向けに、その事例や成功のためのポイントをご紹介します。

 

① オンラインイベント事例紹介【社内向け】

1. キックオフミーテイング（外資系製薬会社）

• 規模：視聴者数500名
• 会場：虎ノ門グローバススクエアカンファレンス
• 配信プラットフォーム：Zoomミーティング

キックオフミーティングの主な目的は、会社の経営方針や戦略などを全員で共有し、社員のモチベーションを向上させ社内に一体感を生むことです。
クライアント様は毎年外部の会場を借りてオフラインで行っていたキックオフミーティングを、Zoomでのオンライン開催へ変更。
役員挨拶、会社の経営方針発表、優秀社員の表彰式典などが行われました。
配信画面は、スタジオにグリーンバックを設置し、クロマキー合成にてすべての背景をバーチャル空間(3DCG動画)にて実施。スタジオ映像に加え、外部500以上の拠点と双方向にて進行。長時間ながらもオンラインのためリラックスして参加できたことと、参加者を飽きさせない演出がたいへん好評でした。

2. 全国営業販売者会議（国内製薬会社）

• 規模：視聴者数300名
• 会場：クライアント様 社内ホール会場
• 配信プラットフォーム：Zoomウェビナー

某薬品会社様の全国営業販売者会議をサポートしました。例年は会場に全社員集まっての開催だった全国会議を初オンライン開催。
利用配信プラットフォーム：Zoomウェビナーを使用。社内ホールに配信スタジオを設置し、司会、プレゼンター、社長席、表彰場の4つの場を設置。カメラ2台を映像スイッチャー、画面構成システムを使うことで、視聴者に飽きさせない工夫をし、対応致しました。
配信拠点スタジオと全社員を繋ぎ、配信画面はスタジオ映像に加え、外部300拠点と双方向にて進行。プログラムは、成功事例の発表、基調講演、活動報告、新卒中途採用者紹介、優秀成績者表彰、永年勤続表彰等。
社長の「全員の顔が見たい」という希望から、全社員をZoomウェビナーにて、パネリストに昇格し、「顔」の見えるオンライン会議を実現することが出来ました。

 

3. 日米同時オンライン講演会（アメリカ保守党政治関連団体）

• 規模：視聴者数350名
• 会場：ウェスティンホテル東京/恵比寿
• 配信プラットフォーム：Zoomミーティング+YouTubeライブ（限定公開）

オンラインでの講演会やセミナーは「ウェブ（Web）」と「セミナー（Seminar）」を合わせて「ウェビナー（Webinar）」とも呼ばれ、近年一気に普及しました。保守トピックを議論する日本最大級の国際政治カンファレンスであるこちらのイベントでは、日本と海外をZoomミーティングで繋ぎ、2国間のセッション模様をYouTubeライブにて配信しました。登壇者は、現役国会議員や日米の要人が多数来場・オンライン参加され、国を跨いだ配信ながらスムーズかつストレスフリーな進行を実現し大変好評な講演会となりました。
チケット販売ポータル「Peatix」を通じ、チケットを購入された方限定で配信。配信は日本（東京）と海外（ワシントンDC）を「Zoomミーティング」で繋ぎ、その日米間のセッション模様を、「YouTubeライブ」にて配信するもの。配信は、イベント専用のWebサイトを立ち上げ、そこに視聴コードを埋め込みチケット購入者が視聴できるようにいたしました。さらに、リアルタイムで参加できなかった方向けに講演内容のアーカイブ動画を限定公開しています。日米間の講演会ということで、「英語から日本語」、「日本語から英語」への同時通訳を行い、それを音声に載せ、配信を行いました。

  

② オンラインイベント事例紹介【社外向け】

1. オンラインセミナー（政府観光局）

• 規模：視聴者数650名
• 会場：クライアント様社内会議室
• 配信プラットフォーム：ネクプロ

政府観光局主催のインバウンド観光客誘致向けのオンラインセミナーの配信および開催までの運営事務局としてサポートしました。
事前のフライヤー作成から申込プラットフォームの構築、参加者募集やお問い合わせ対応を行い、当日の配信業務（台本作成・各種マニュアル作成含む）や、終了後の視聴ログやアンケート集計、オンデマンド配信向けの動画編集までを一括して行いました。
官公庁関係のクライアント様における大きな課題としては、セキュリティの問題があります。オンラインセミナーでは主流なZoomも使用不可な現状があり、柔軟な対応が必要な配信となりました。
また、クライアント様の今セミナーにおけるKPI（重要業績評価指標）達成のために、視聴率を上げるための丁寧なリマインド、当日の視聴者離脱を防ぐための操作マニュアルの作成、見やすい画面構成などの工夫を行い、当社の予定KPIを達成することが出来ました。

2. オンライン成人式2021（自治体）

• 規模：視聴者数2,000名
• 会場：文化芸術センター、17か所以上の出身中学校体育館
• 配信プラットフォーム：YouTubeライブ

コロナ禍において本来のイベントの在り方は大きく変化しました。成人式も例外ではありません。
新型コロナウイルス感染症対策で収容人数が制限される中、オフライン＋オンラインのハイブリッドで成人式を開催。
市内の文化芸術センターに配信基地局を設け、各参加者の出身中学17箇所を繋ぎ、式典の様子をYouTubeライブで保護者を含む多くの方へ向けて配信しました。各会場の通信環境や映像・音響設備を整え、地元オーケストラによるウェルカム演奏、国家・市歌静聴、市長式辞、花束贈呈などをスムーズに中継。当日は手話通訳者を手配し、2画面構成で式典内容の同時通訳を行いました。
一生に一度しかない成人式をコロナ禍においてどう行うか、課題はまだまだありますがその機会を完全に失うことなく開催ができ、非常に好評をいただくことが出来ました。

3. 医療学会/学術集会（医療学会）

• 規模：視聴者数300名
• 会場：TKP東京駅セントラルカンファレンスセンター
• 配信プラットフォーム：Zoomウェビナー

医療学会/学術集会のオンライン開催をサポート。
司会進行役や一部の講演者のみスタジオから配信し、その他発表者は自宅、オフィスから発表を行いました。
タイトなスケジュールで、同時に多くの発表を行わなければならない学会の特性を考慮し、一つの配信会場に2つの配信コーナーを設置。
ウェビナー上でブレイクアウトルームと呼ばれるZoom上でミーティングの参加しているユーザーを少人数ごとのグループに分ける機能を用いて、発表を同時開催し、視聴者は興味のある分野のウェビナーに入り、聴講する形式を取ることで、限られた時間で有意義な学会の開催を実現しました。
各配信コーナー横には常に弊社スタッフが待機し、配信確認や動作確認を担う事で、各配信者が講演に集中出来るように場を設けました。
終盤にはブレイクアウトルームで分かれていた視聴者が、再度共通の部屋に戻り、4名の登壇者によるパネルディスカッション・質疑応答などを行ないました。4名のディスカッション時には、アクリルパネルを設置し、感染症対策を徹底。滅多に集うことのない4名の先生方に視聴者からの質問が多く寄せられ、活発なディスカッションとなリました。

  

③ オンラインイベント成功のためのポイント

1. イベントの目的・ターゲットを明確にしておく

オンラインに限らず、イベントを企画する際は開催目的やターゲットを明確にしておく必要があります。「社員に会社の方針を知ってもらい社内の士気を高めたい」「消費者に商品の価値を知ってもらい購入につなげたい」など、「誰に向けて何をし、最終的にどういった変化を起こしたいのか」ということをあらかじめ決めておきましょう。
目的・ターゲットに応じた配信スタイル（双方向、資料共有、投票、アンケート機能等）に最適なプラットフォームの選定も重要です。ZoomやYouTubeが有名ですが、他にもMicrosoft Teams、Google Meetなど様々なプラットフォームがあります。各社プラットフォームは常に進化しており、便利な機能や使いやすさを追い求めアップデートを繰り返しているので、複数を比較検討する際は最新の情報を入手するようにしましょう。

2. 当日の進行内容を念入りに確認しトラブルに備える

イベントのスムーズな進行のためには、事前に当日の流れをシミュレーションしておくことが重要です。台本の内容で時間通り進行できるか、画面の切り替えやBGMのタイミングはきちんと把握できているか、マイクの音質は十分か・ハウリングや雑音といった音声の乱れは防止できているか、機材・運営スタッフは足りているかなど、テストやリハーサルを通して確認しておきましょう。
最も重要なのはインターネットの通信環境です。回線速度が遅いと音声と映像両方に影響するので、時間に余裕をもって整備しておく必要があります。また、社内向けに開催する場合は外部からの参加者による情報漏洩防止のため主催者・参加者双方のセキュリティの確認・注意喚起も行いましょう。機材をはじめシステムや人的なものなど、想定できるトラブルはたくさんあります。あらかじめ対処方法をまとめたマニュアルを作成し、関係者全員で共有しておくことをおすすめします。

3. 参加者を飽きさせない魅力的なコンテンツを用意する

オンラインイベントは場所を選ばず開催・参加できるメリットがある反面、同時に複数人で話すことには向いてないのでコミュニケーションが一方通行になりがちです。参加者を飽きさせないためにもプラットフォームやオンラインならではの機能を活かした工夫をしましょう。
イベント用にサプライズ動画を用意したり、バーチャル背景を使用して非日常的な演出をしたり、SNSとの連動やチャット機能・リアクション機能・アンケートで盛り上げたりなど、できることはたくさんあります。魅力的なコンテンツ作りを行うことで参加者の記憶に残りやすくなり、社員のモチベーション向上や消費者の購買率の向上といった「イベント後に起こる変化」の質も上がるのではないのでしょうか。

4. アフターフォローを行う

イベント後のアフターフォローは準備・開催と同様に重要な要素となります。特に初めてイベント開催する場合は準備・運営で手一杯になりがちですが、イベント後に参加者へのお礼のメール送信や、参加できなかった方向けにアーカイブ動画や資料を用意するなど、主催者側から少しでもアクションを起こしておくと好印象です。
開催時にアンケートの実施や視聴率・チャット率などの計測ツールを使用した場合はその分析を行い、参加者がどのような部分に興味・関心や疑問・不満を抱いたかを把握し、次回に向けて改善すべき内容を検討しましょう。

  

④ まとめ

ここまで弊社が手掛けたオンラインイベントの事例や成功のためのポイントを紹介させていただきました。オンラインイベントの開催にあたっては、事前準備からアフターフォローに至るまで気を付けるべきポイントがたくさんあり、念入りに企画・準備をしていても本当にこれで大丈夫なのかと不安を抱く方も多いのではないでしょうか？そんな方は、オンラインイベントの経験豊富なプロへ依頼するのがおすすめです。
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