オンラインイベント企画・開催を成功に導く会社選びのポイント5つ

オンラインイベントを企画・運営する会社はたくさんあります。
イベントの開催を検討しており、会社に依頼したいと考えているが、どのような基準で選べば良いか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

イベント企画・運営会社によっては得意・不得意なジャンルがある場合や、会社のカラーに違いがあります。単純に依頼時の料金で選んでしまうと、相性が合わないケースや、思うように要望に答えてもらえない可能性もあります。

この記事では、そのような事態を避けるよう、オンラインイベント開催を成功に導いてくれる会社を選ぶポイントをご紹介するので、ぜひ参考にして頂ければ幸いです。

① オンラインイベント企画・運営会社選びのポイント5つ

オンラインイベント企画・運営会社を選ぶ上でのポイントは次の5つです。

• 予算に応じた内容を提案してくれる会社を選ぶ
• 参加者のことを考えた提案がある会社を選ぶ
• 企画・運営をどこまでカバーしてくれるか確認する
• 依頼するイベント内容に近い実績があるか確認する
• 最終目的（ゴール）を明確にしてくれる会社を選ぶ

続きで詳しくご紹介いたします。

1. 予算に応じた内容を提案してくれる会社を選ぶ

オンラインイベント開催の際は、あらかじめ設定した予算に見合った提案をしてくれる会社を選びましょう。

オンラインイベントを開催されている方が企業（法人）でも個人でも、予算が決まっているケースがほとんどですよね。
ただ、最初に予算の上限を伝えたにも関わらず、後になってから追加で費用を請求される場合もあります。
オンラインイベントの企画・運営会社にはあらかじめ料金プランが用意されていることもありますが、その金額内で必ず収まると思い込まず、あらかじめ設定した予算を超えることはないか、追加で費用がかかる可能性はないかなどを事前に確認しておきましょう。

2. 参加者のことを考えた提案がある会社を選ぶ

オンラインイベントは、開催者がいて、参加者もいてこそ成り立つものです。
開催者だけ満足しても、参加者が興味を持って参加しなければ開催する意義も薄れるでしょう。

そのため、しっかりと参加者にも関心を持たれるようなコンテンツや内容の提案をしてくれる会社を選ぶと良いです。依頼時に「参加者に興味を持って参加してもらいたいと思っているが、何かアイデアや過去に取り入れて効果が見込めたノウハウはあるか」などを聞いてみると良いです。

3. 企画・運営をどこまでカバーしてくれるか確認する

オンラインイベント開催をサポートする会社はたくさんありますが、会社によっては対応できる範囲が異なることもあります。
基本的に企画から運営まで対応してくれるのがほとんどですが、中には企画のみに特化しており、実際に運営するのは慣れていなく対応が弱いという場合もあります。

依頼が決定し話が進んでから、後になって運営は対応外などということに気づいても遅く、慌てて別会社を探しても間に合わなかったりしたら大変です。あらかじめ、対応して欲しい内容をざっくりでも決めておき、依頼検討時に概要を共有しておくと、サービスの対応範囲が事前にわかるのでトラブルを回避できますよ。

4. 依頼するイベント内容に近い実績があるか確認する

依頼検討時に、過去の実績を見せてもらうことをおすすめします。
また、実績を教えてもらえましたら、開催しようとしているイベントに近い実績・事例があるかどうか資料を入手したり教えてもらい確認しましょう。

実績があり見せてくれる会社は、経験を積んできており信頼できるポイントにもなります。
逆に実績を見せてくれない場合や、実績の数が極端に少ない会社だと、一概には言えませんが経験値が低く十分な対応をしてくれない可能性もあります。そのため、ある程度の実績がある企画会社へ依頼すると安全です。

一方、実績が少ない会社は、その会社内での実績が少ないだけで、担当してくれる方のキャリアでは経験豊富な場合もあるので、こちらも確認してみることをおすすめします。

また、開催しようとしているオンラインイベントと内容が近いものを経験していれば、その経験を活かして段取りなどをスムーズに進めてくれたり効果的な演出を提案してくれることも期待できるので、開催を検討しているオンラインイベントに近い実績がある会社を選ぶと良いでしょう。

5. 最終目的（ゴール）を明確にしてくれる会社を選ぶ

オンラインイベントは、目的があるからこそ開催するもの。
開催を考えている方は、オンラインイベントを通して参加者に何かを考えてもらいたい、知ってもらいたい、コミュニケーションをとれるようなイベント会にしたいなどの目的があるかと思います。

その目的について明確にしてくれ、達成・実現するためにどのような施策をするか企画してくれるような会社であれば、オンラインイベントを開催することによる恩恵をより受けることができる可能性が高まるのでおすすめです。

② オンラインイベント開催を会社に依頼するメリット

オンラインイベントを開催するために会社に依頼した場合、もちろん費用はかかりますが、そのぶん対価として得られる恩恵は次の3点です。

• 質の高いイベントが開催できる可能性が高い
• オンラインイベントがスムーズに進行する
• トラブルが起きたときも安心

こちらについても続きで詳しくご紹介いたします。

1. 質の高いイベントが開催できる可能性が高い

オンラインイベントの企画・運営会社はプロであり、技術的な面も詳しく経験もあるので、自分たちだけでやるよりも質の高いイベントが開催できる可能性を高めることができます。
経験豊富でなければ思いつかない提案やアイデアを提供してくれるような会社を選びましょう。

2. オンラインイベントがスムーズに進行する

自分や自社（社内）で全てやろうとすると、慣れていないため想定外の問題に直面することや、当日にトラブルに対応できないことなどがありますが、プロに依頼し活用することで適切なアドバイスや流れの提案、スムーズな司会進行のサポートなどが見込めます。

3. トラブルが起きたときも安心

オンラインイベントを開催した時に、音声の乱れや画面が映らないなどの映像トラブル、急に繋がらない状況になるなどのシステム的なトラブルが起きたとしても、トラブル対応を何度も経験してきた会社に依頼していれば、最適な解決方法を知っており簡単に対応してくれることも見込めます。

また、トラブルが起きないよう注意点や詳細などを質問し教えてもらうことや、機材の使い方などを教えてもらうなど、前もって未然に対策を講じてもらうのも手です。

③ オンラインイベント企画・運営会社をお探しの方へ

オンラインイベントを自分たちや社員間で企画し開催しようとすると、内容にもよりますが、大変な労力を費やす必要があります。

思いつくだけでも、企画を考える以外に、配信を行うための必要機材・ツールの調達や機能の把握、タイムスケジュール制作、人数の把握、参加者への配慮、当日の配信の進行管理やスタッフの配置、慣れない機材の使用など多くの環境準備を行う必要があります。

このような業務は、情報がなかったり何度も経験していないと、どのように実施したらよいかわからなかったり、準備に時間がかかったり、本当にこの進め方で良いのかなど不安に駆られることもあるでしょう。
さらに、開催するイベントの規模が大きければ大きくなるほど用意や段取りが大変になります。

ということで、時間がない方や、初めての方、オンラインイベントを適切に行い成功させたいとお考えの方は、是非会社に依頼することをおすすめいたします。

ちなみに、クリエイティブファクトリー株式会社は、イベント、セミナーのライブ配信に関わる業務をワンストップで承ります。
イベント全体の企画や配信機材の手配・サポートはもちろん、その他ご要望にも柔軟に対応可能でイベントをスムーズに進めることが期待できます。

ご自身で準備することによる手間や不安から解放されるので、ご興味のある方はお気軽に是非一度ご相談ください。

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