【最新版】オンラインイベント 企画・運営のコツ（事例あり）

ご覧頂き誠にありがとうございます。
この記事では主に、オンラインイベント企画のコツやポイントについてご紹介しております。
「会社から幹事を任されたが、何をどうしていいかわからない。」「新商品の発表イベントを行いたいが、何から始めようか迷っている。」など、依頼側の幹事の方がご覧いただくと、オンラインイベントの概要がお分かり頂けると思います。

オンラインイベントといいましても、ジャンルは様々なものがございます。
弊社が行わせていただくイベントの種類で一番多いのが、社内イベント関連です。
どういった内容かといいますと、会社の方針の説明・代表者の挨拶など一同に会して幹部と社員の交流の場を設ける『社員総会』。
頑張った社員を表彰する『社員表彰式』。新事業などを始動するにあたり、各々が向かう方向の統一、役割の確認などを行う『キックオフミーティング』などがございます。

新型コロナウイルスの影響により自粛要請が出される中、オフラインでのイベント開催は非常に難しい状況にございます。
そんな中注目を集めているのがオンラインイベントです。コロナウイルス対策で密接を避けるという点においてはこれほど効果的なものはございません。そんなオンラインイベントの企画や運営についてのポイントをまとめました。

① オンラインイベント企画のポイント

それでは、オンラインイベントの企画の流れやについてご説明させていただきます。

１.オンラインイベントの企画

まずはどのようなイベントを企画するかを考えます。
決める項目はたくさんありますが、まずは以下の内容を押さえましょう。

• イベントの目的
• やりたいことのリストアップ
• 対象者
• 実施場所
• 利用するプラットフォーム
• 開催時期

この中で重要なのが、「誰に対して何を届けて、どういうことをしたいのか？」というイベントの目的を決めることです。
このイベントの目的がブレたり、方向性のすり合わせがうまくいってないと成功する確率は下がってしまうでしょう。
何をもって成功というのかは人それぞれではありますが、イベントにおける成功とは、進行が何の滞りもなくスムーズに完璧に遂行されたイベントのことではありません。
それは運営側の都合であって、参加者にとっては全く関係のないことです。

私たちの考えるイベントの成功とは、
『イベントを通して、参加者に変化が起こる事』です。

イベントの主催者は、そのイベントを通して参加する方に「何か」をしてほしいのです。
・何かを買ってほしい。
・会社の方針をわかってほしい。
・商品の価値を知ってほしい。

その「何か」という目的がなければ、イベントをする意味がありません。
ですので、オンラインイベントにとどまらず全てのイベントを企画する上で目的は必要です。
私たちは、その目的に応じたイベントのコツやこういった事をすると参加者に喜ばれる、変化が起こるなどのアドバイスをさせていただきますが、どんなことをしたいかなどをリストアップ（洗い出し）していただくことをおすすめします。
「ウチの社員はこういった事が好きな傾向にある」「別のイベントではこんな事で盛り上がったな～。」など、まずはご自身で考えていただく事で、参加者に響くヒントやアイディアがたくさん出てきます。

また、オンラインイベントを配信するおもな方法は、ZOOMを使ったWEB会議システムがほとんどですが、他にもMicrosoft Teams（マイクロソフトチームズ）、Google Meetなど様々なプラットフォームがございます。
各社プラットフォームは常に進化しており、便利な機能や使いやすさを追い求めアップデートを繰り返し、日々使いやすくなっております。そういった最先端の情報も常にキャッチしてお客様にアナウンスしていくのも私たちの仕事です。そういったプラットフォームを利用し、YouTubeで配信するなど運用方法は多岐にわたります。

イベントの目的が明確になりましたら、対象者と実施場所など決めていきます。
社員なのか？お客様か？　主催者はどこで開催する？プラットフォームはzoom？など、手段についても決めていきます。こちらが決まると、より成功に導くための手段を考えていく段階になります。各イベントの種類に応じた成功事例・コツは改めて別の機会にご紹介させていただきます。

また、開催時期は余裕を持った期間を設けましょう。
イベントの種類にもよりますが、開催希望日時があまりにも短いと、準備が十分にできず開催自体ができない可能性も出てきます。
遅くとも、開催希望日の1ヶ月前にはイベント企画・運営会社に連絡するようにしましょう。

２.当日までの準備

イベントの目的や規模が決まりましたら、当日までのスケジュール調整、必要機材の確保、役割分担、参加方法のご案内等、リハーサルなど、やらなければならない事、決めなければならない事がたくさん出てきます。

『段取り8分、仕事2分』という格言があるように、準備はイベントにおいても非常に大切です。とはいえ、イベント運営会社に任せれば、気合の手配や役割分担など大部分の事は変わりにやってもらえますが、依頼側が決めなければならないこともたくさんあります。
司会を外部にお願いする場合など、複数の会社が関わる日程調整はそれだけでも難しくなりますので、大まかなスケジュール調整は早めに行うのが大切です。それらを期日までに決めて、リハーサルに早めに移行していくことが理想的です。また、参加者をいかに飽きさせないかの工夫も必要です。
事前に参加者の共通の話題などを把握して、運営会社と相談しておくと心を掴みやすくなり話を最後までしっかりと聞いていただける割合も高くなります。

また、当日起こりうるトラブルに備えて、「こういう事象が起こった際は、こう対処する」などのマニュアルがあり事前に全員に共有しておきシミュレートもしておくと、なにかあった場合の対処のスピードが格段に変わってきます。
なにか起こった際に何も準備をしておらずあたふたしてしまうと、参加している人の興が冷めて台無しになってしまうこともあります。
不測の事態というのは必ず起こるものと言っても過言ではありません。イベントの中身ではなく、進行で失敗してしまうというのは絶対にあってはなりません。イベント前には必ず共有・練習しておきましょう。
準備がしっかりできてれば、本番で慌てること心配になることも少なくなります。

３.当日の運営

オンラインイベントの本番当日は、予め参加者に通知していたzoom等のプラットフォームのミーティングURLからご参加いただきます。
メール等の一斉送信でご案内したりしますが、メールが埋もれてしまったりなど参加者が見ていないなどのケースも想定して、何回か送信するか、開始直前にもう一度ご案内するのが確実でしょう。
当日は事前に準備したプログラムに基づき、リハーサルで行ったとおりにイベントを実施していきます。参加者が参加していると感じられるよう気を配って進行していくと高い満足度が得られます。また、場の空気を読んで進行役が盛り上げるのもテクニックの一つで腕の見せどころです。

４.イベントを終えて

イベント終了後は、幹事や運営担当者でオンラインで集まり反省会を行うと良いでしょう。
「準備不足はなかったか？トラブルはなかったか？工夫の余地は無いか」など、次に活かせる反省点を洗い出し話し合いをすることが大事です。
話し合った内容を議事録に取りまとめておくと、もし引き継ぎがあった場合も後任の人も気をつけるポイントを抑えることができるので、次回はよりスムーズに遂行することができ、且つイベントの質も確実に良くなります。

② オンラインイベント事例に学ぶ、成功のポイント

『 令和2年度 社員総会＆表彰式 』
社員規模：～100名

とある社員数100名規模の企業様のオンライン社員総会＆表彰式を企画・運営させていただいた時のポイントをご紹介させていただきます。

従来は自社の大会議室や貸し会議室などの会場で社員が一同に集まり社員総会が開かれておりましたが、新型コロナウイルス感染症の影響により集まる事ができなくなり、オンラインでの開催に切り替わりました。
コロナの影響でオンラインイベントの需要は確実に増えてきております。

今回の企業様は年に一度の会社の方向性・目標を共有する『社員総会』と、好成績を残した社員を讃える『表彰式』を行いました。

1. 社員総会の目的について

社員総会の目的は、ビジョンや目標などを共有して社員が同じ方向を向く為と、普段関わりが少ない役員と社員の交流や、表彰をすることで感謝の気持ちを伝える場としてや、社員のモチベーションを上げる為に行うことが主な目的となります。

2. オンラインによる社員総会のメリット・デメリット

オンラインイベントの最大のメリットは場所の制限や天候などに左右されることなく開催ができることです。
そういった反面、複数人で同時に話す事に向いてないので、話し手もどうしても一方通行になってしまいます。そのため、参加者も参加している意識が薄れがちです。このあたりはバーチャル背景の使用によりいろいろなテーマの演出も可能となりますし、チャット機能やリアクション機能を使うことにより、参加者にもアプローチをして飽きさせない臨場感あふれる演出も満足度を上げるポイントとなりました。

最大のデメリットとして挙げられるのが、インターネット環境による通信障害です。
ネット回線が遅いなどの参加者側の環境が悪いと、音切れや画面がフリーズして、重要な話が一部聞き取れないという問題が発生します。
こちらは参加者が自宅などの環境に依存する場合は、主催者側ではどうすることもできないので、予め通信環境の良い場所で参加していただくよう促す事や、回線が落ちて再度参加する際の参加承認を迅速に行うなどのできる限りのフォローをすることが大切です。

イベントの進行で資料が必要な場合は画面共有という機能を使って、全員に同じ資料をご覧頂くことができます。全く同じ画面を同じタイミングで共有することができるので、リアルイベントでありがちな、手元の資料を現在どの部分を読んでいるのか分からないという状況が防げるのと、資料の印刷代・紙の削減にも繋がるメリットがあります。

3. オンライン・オフラインそれぞれの良さがある

オフラインでしか出せない臨場感やできることもたくさんありますが、逆にオンラインでしかできないこともたくさんございます。様々な手段や機能を駆使して、『変化が起こる』イベントづくりを企画・運営していきます。

また、イベント終了後、引き続きオンラインでの懇親会もすることも可能です。
自宅またはオフィスの場合、各自事前に予算を決めて飲み物や食事を購入しておいて頂く等の準備が必要になります。ある程度まとまった場所であれば、共通の飲み物やお食事を準備しておくことで一体感を生み出すことができます。

今回は一例を軽くご紹介させていただきましたが、事例を取りまとめた記事も今後掲載させていただこうと考えております。乞うご期待ください！！

③ 最後に

新型コロナウイルスは世界中に多大なる影響を及ぼしました。
イベント業界も例外ではございません。オフラインでのイベントは自粛を余儀なくされ、ライブハウスなど密接になりやすい業態は窮地に立たされております。
そんな中でも、社員総会や社員表彰式などのイベントは無くなるのかと言われれば、決してそうではありません。
オフラインでのイベントが難しいのであればオンラインで。というふうに手段は時代とともに変化しております。

「社員総会」は社員と役員がコミュニケーションを取れる場として、「社員表彰式」は頑張った社員を讃える場として、必要だから在り続けるのです。
このイベントがあるからこそ、そこで働く人の士気が上がり、会社が一つの方向を向いて進むことができます。その結果会社の業績が上がり、社員も活き活きした表情で仕事をしているのであれば、そのイベントは成功したと言えるでしょう。
なぜなら、イベントを通じて、社員の意識が変化したからです。

私たちは、そんな本当に価値のあるイベントを企画・運営をしていきたいと考えております。

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