5大都市にて開催したファンミーティングの運営を行いました！

入社半年の石田です。
入社後すぐに『歌舞伎町シネシティ広場』についてのコラムを上司の久松さんと一緒に掲載しました。
一人でコラムを書くのは初めてで緊張しております笑

簡単に自己紹介させていただきます。
地元福岡にて、イベントMCをはじめスタッフやコンパニオンとして活動しておりました。
もっとイベントに深く携わりたいと考え、上京し就職しました。
スタッフ経験の中で培ったことを活かし円滑なイベントを心がけています！

さて、某5人組ユーチューバー(登録者数400万人Over)主催の『ハイタッチ&チェキ撮影会』の運営に携わりました。
「ウィズコロナ」から「アフターコロナ」に転換しつつある時に開催されたファンミーティングについてお伝えします。
皆様の参考になれば幸いです。

簡単にイベント概要を説明いたします。

日　程: 12/ 2(土) 札幌
12/ 9(土) 仙台
12/10(日) 名古屋
12/23(土) 東京
1/20(土) 福岡
第一部: ハイタッチ会
第二部: チェキ撮影会
規　模: 300～500人来場

会場選定について

今回のイベントでは会場費を抑えるため、基本的に公共施設のホールを手配いたしました。
公共施設のメリット、デメリットをお伝えします。

【メリット】

最大のメリットは金額面です。
民間の会場より体感として2/3〜1/2の価格で借りる事が可能です。

【デメリット】

裏動線がない事が多い。

キャストが会場入りする際にファンの前を通らざるを得ませんでした。
また、裏動線があってもキャスト専用のお手洗いはないという事もありました。

※今回は会場費を抑えるためにすべてご承諾いただきました。

喫煙所がない。

最近は民間の会場でも健康増進法により喫煙所が減っていますが、公共の施設の9割は喫煙所がない。
もちろん電子タバコも禁止。
キャストに喫煙者がいる場合は車の中でお願いするのがベターです。

このように制限が多い公共施設ですが、何よりも安いという利点があります。
クライアントとよく話しながら何を大切にするかを明確にしておく必要があると実感しました。

手配物

今回手配したものは以下のとおりです。
・バックパネル
・プレゼントボックス
・パーテーション
・インカム
・キャストのご当地お弁当

『バックパネル』

チェキ撮影において、白などの単色パネルでもOKですが、オリジナルのパネルであるとファンもテンションが上がります。
特別感を演出するためにもあった方が良いと思います。

『プレゼントボックス』

必須です！
忘れないように手配する必要があります。
今回は丈夫なダンボールを手配し、そのままキャストの事務所へ送れるようにしました。

『パーテーション』

待機者にキャストを見えなくするために使用しました。
自分の番が来た時にやっとキャストを見ることができる。
イベントにおいて何よりも『特別感を演出する』ことが大切です。

『ご当地弁当』

5大都市回るため、各ご当地弁当を手配しました。
キャストのケアと配慮もイベント成功への道です。

『インカム』

B to Cのイベントにおいてイレギュラーの質問があるのは恒例のことです。
すぐに対応できる様に、各ポジションのリーダーだけでも持つべきと考えます。

ルール決めについて

ファンとキャストの距離が近くなる分、しっかりとルールを決める必要があります。
禁止ポーズやスマホでの撮影についてなど、混乱を生まないためにもしっかりと作る必要があります。
またこのルールをスタッフにも把握して貰うことも大切です。

当日の会場内の雰囲気

当日の3時間前から設営に入りました。
受付の1時間前には少しずつファンの皆様がお見えになりました。受付の開始時間には参加者の7割以上が待機していました。
コロナ前と比べてマスクの着用率が高いのみで、コロナ前と変わらない印象をうけました。

本番が始まり、スムーズな流れになる様に尽力します。
コロナ中にはできなかった推しとの触れ合いが可能になった事により、会場内は終始全会場明るく楽しい雰囲気でした。

まとめ

コロナ前と変わらないイベントになってきました。
ただコロナ禍を経たことにより、イベント形態に幅が出てきました。
オンラインやハイブリッドは対面よりファンの皆様の負担が少なく開催できます。
対面ではキャストの体調不良などが出た場合に払い戻しや振替などの対応を行う必要が出てきます。
対面が一番！というわけではなく、コロナ前より対面を視野に入れつつファン層にあったイベントを開催していくことが重要ですね。

また全てのイベントに共通して『特別感を演出する』ことが大切だと考え、これからも最善のイベントを皆様と作り上げたいと思います。

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