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2022.04.08
EXPERTISE
イベントを自社のみで企画・開催しようとすると、大きな手間がかかります。内容を企画する以外に、機材の調達や操作、タイムスケジュール制作、人数の把握、参加者への配慮、当日の進行管理やスタッフの配置など多くの環境準備を行う必要があります。このような業務はノウハウが無いとどのように実施したらよいかわからなかったり、準備に時間がかかったり、本当にこの進め方で良いのかなど不安に駆られることもあるでしょう。さらに、開催するイベントの規模が大きければ大きくなるほど用意や段取りが大変になります。
そんな時は経験豊富な専門業者に外注するのはいかがでしょうか。本記事ではイベントを広告代理店やイベント会社へ業務委託する際のポイントを解説します。
【 目 次 】
広告代理店は「告知・集客」の強さが最大の特徴です。主に社外向けで、収益の発生が見込まれるイベントを依頼するのがおすすめです。広告関連やクリエイティブな部分以外はほとんど外注となるため割高になってしまいますが、その分クオリティが高いイベントをトータルプロデュースしてもらえます。
イベント会社はその名の通り「イベントのプロ」です。ノウハウが必要とされる機材の手配や当日の進行などを全面的にお任せできます。豊富なので細かい要望にも柔軟に対応してもらえ、広告代理店よりも費用を抑えることができます。イベント会社は各種専門業者とのコネクションが強いため、依頼した内容によっては、イベントがより良いものになるよう他社のスタッフを含めたチームを編成する場合もあります。
良い企画が思い浮かばない、イベント内容がマンネリ化しているなどといったお悩みを抱えている担当者は多いはず。主催者・参加者双方が満足できなければイベントは成功とは言えないでしょう。イベントの企画・運営を行っている専門業者であれば、イベントを成功に導く魅力的な提案をしてもらえる可能性があります。
イベント自社で全てやろうとすると、ノウハウが足りず想定外の問題に直面することや、機材の手配や会場準備に時間がかかってしまうことがあります。プロに依頼することで、イベントに必要な物の手配を始め、適切なアドバイスや流れの提案、スムーズな司会進行のサポートなどが見込めます。時間的なゆとりも生まれるので社員は本業に集中できるようになります。
イベントの企画・運営においては、準備を始め、本番でのタイムスケジュール管理や機材の操作など、専門業者に依頼した方が自社で行うよりもスムーズになることが期待できます。また、本番で機材の不調や進行上のトラブルが起きたとしても、経験豊富なイベント専門会社に依頼していれば、最適な解決方法を知っており素早く対応してくれる可能性が高いです。
社内イベントは企業の社員や関係者が対象となるイベントで、社員総会や入社式、周年行事、懇親会などが該当します。企業の理念や目標の共有、優秀社員の表彰、社員同士の交流などを通して社員のモチベーション向上に繋げることが主な目的となります。
社外イベントは、顧客や取引先を対象としたもので、内容は多岐にわたります。PRイベントや展示会など、新規顧客へのアプローチを目的とする場合は、来場者数やお問い合わせ数などの目標数値を設定し、効果測定を行うことが重要となります。株主総会やライブやファンミーティングなど、既存の顧客を対象とするイベントの場合は、相手の要望や課題に寄り添った内容を重視し、コミュニケーションを深め、関係継続や次のビジネスへ繋げるための施策が重要となります
主広告代理店・イベント会社へお問い合わせ後、イベント内容のヒアリングが行われます。お問い合わせの前に以下の内容を決めておくと良いでしょう。
●開催時期 ●予算 ●イベントの目的
●対象者 ●実施場所
ヒアリングで必要な項目が揃い次第、お見積が作成されます。正式な契約の前に、提案されたプランやサービスの内容は適切か、後から追加料金が発生する可能性は無いかなどしっかり確認しましょう。
打ち合わせを通してイベントのコンテンツや演出やタイムテーブルなどを決めていきます。併せて会場や配信プラットフォームを決定し、映像・音響・照明等の機材の手配を進めていきます。
イベント前日に、当日と同じ会場（または本番を想定した環境）にて、リハーサルを実施します。台本の内容をタイムスケジュール通りに進行できるか、演出のタイミングは問題ないか、機材に不備はないかなどを確認していきます。本番も台本・リハーサルと同様に進行していきます。広告代理店・イベント会社と連携してスムーズな運営を心がけましょう。参加者が参加していると感じられるよう気を配って進行していくと高い満足度が得られます。
イベント終了後は、広告代理店やイベント会社側で参加者アンケートの集計・分析や、イベント本番の映像・写真の納品などのアフターフォローを行う場合があります。
主催者企業側で1,000人を超える大企業だとしても、イベントに携わり、その中でも中心となるのは、多くて2〜3名程度です。イベント会社も同様で、1,000人の企業だったとしても、イベントを担当するのは、1,000人が担当するのではなく、営業担当者が、ヒアリングして、数名が携わり、外部パートナーと連携し作り上げていくものです。チームとしては、10数名に膨れ上がりますが、メインとして2〜3名程度となるでしょう。
イベント会社の規模・ネームバリューで選ぶのではなく「この人と一緒に仕事をしてみたい」と思える担当者がいる会社に依頼するのがベストです。また、イベント成功のためには担当者同士の連携がカギとなります。担当者のコミュニケーション力が高いか、レスポンスが早いか、細かい要望に柔軟に対応してくれるかといった要素もイベント会社を選ぶ際に確認しましょう。
イベントの開催にあたっては目的・ゴールを明確にしておく必要があります。「社員に会社の方針を知ってもらい社内の士気を高めたい」「消費者に商品の価値を知ってもらい購入につなげたい」など、「誰に向けて何をし、最終的にどういった変化を起こしたいのか」ということをあらかじめ決めておきましょう。このイベントの目的がブレたり、方向性のすり合わせがうまくいかないと期待外れの結果になってしまうかもしれません。主催者側と参加者側双方が満足でき、目的達成・実現するためにどのような施策をするかをあらゆる角度から提案してくれる会社を選ぶことをおすすめします。
「イベント」といっても種類は様々です。社内イベント中心に手掛けている会社と社外イベント中心に手掛けている会社ではノウハウに大きな差があります。イベント会社が公開している実績の数は特定の分野に種類が偏っていたり、簡易的なものをたくさんカウントしていたりする場合があるため、実績として公開されている「イベントの種類」や「サポート内容」をしっかり確認し、目的や実現したい内容に近いイベントを得意とする会社を見つけましょう。会社としての実績が少ない場合でも、担当してくれる方のキャリアでは経験豊富な場合もあるので、こちらも確認してみることをおすすめします。あらかじめ希望するサポート内容を整理しておくと条件に合うイベント会社を探しやすいです。
イベントにかかる費用はイベント会社によって異なります。イベント会社にはあらかじめ料金プランが用意されていることもありますが、後から追加で費用を請求される場合もあります。あらかじめ設定した予算を超えることはないか、追加で発生する料金はないかなどを事前に確認しておきましょう。また、使用機材や間に入る下請け業者など「どのサービスにいくらかかるか」が明確であることも重要です。費用について気軽に質問・相談できる担当者がいる会社を選ぶと良いでしょう。
ここまでイベントを広告代理店やイベント会社へ業務委託する際のポイントついて紹介させていただきました。イベントは専門会社に依頼をすることで準備にかかる手間を軽減でき、本業に集中することができるので是非ご検討ください。
クリエイティブファクトリー株式会社はお客様の大切なイベントを成功に導くため、会場手配から企画・演出、制作・運営など、イベントのすべてをワンストップでサポートいたします。社内行事やセミナー、講演会、音楽ライブなどのイベントを開催したいけど、どうやっていいかわからない、なんの機材が必要かわからない、ツール選定に迷っている･･･など準備にお困りの方は是非弊社へご相談ください。
WRITER PROFILE
越澤 勝好Katsuyoshi Koshizawa
クリエイティブ・ファクトリー株式会社 代表取締役社長。
大手旅行代理店やイベント会社を経験し、イベントによって繋がる人との絆や達成感に魅力を感じ独立。常識に捉われない新しい発想と技術を駆使し、期待を超えるイベントを創造するため日々研鑽中。
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