1．各イベントの開催費の目安

まずはおおよその開催費の目安をご紹介します。
イベント会社に依頼をする場合、『プランニング費・会場費・人件費・制作費・広告費・機材費』の点で費用が発生します。
開催費が大きく変化する要素としては、会場にかかわる部分の割合が多くを占めます（収容数・場所、演出・装飾、機材）。こちらを参考にしながら、次の項目からの内訳に進んでいただけるとより理解がしやすいかと思います

2. 各種項目の相場

次にどこにどのくらいの金額がかかるか見てみましょう。

① プランニング費

イベント会社を雇う際に必要になる費用です。当日に動く運営スタッフの人件費とは別に、イベント全体の企画演出（台本など）の制作、調整などに主に使用されています。
イベント会社によって細かい金額は変わりますが、およそ全体の小計の10％ほどになります。例えば、製作費100万円規模のイベントを開催した場合10万円ほどをプランニング費として支払うことになります。

さらに、これとは別に広告や動画制作に対する製作費が加わります。
映像・配布物・広告（WEBやチラシ・ポスター等）・案内状・看板、パネル等にかかる費用です。イベントの必要性によって費用は変動しますが、例えば、配布物や広告・映像などを依頼した場合は10万円～50万円ほどかかる可能性がありますが、自社で用意できるものであれば、数万円まで抑えることが可能です。

② 会場費

会場費はイベントにおいて特にコストがかかる一つの要因です。セミナーホールからホテル会場、展示場など多くの種類があります。そのため、どのようなジャンルのイベントにするのか、集客人数などから、適当なところを見つけないといけません。
会場は設備のある自社のホールがある場合は、レンタル料はかかりませんので費用を大幅に抑えることが可能です。ではレンタルする場合はどうでしょうか？

会場サイズ／集客数	小ホール／約100人	中ホール／約100～1000人	大ホール／約1000～10000人
料金	小ホール／約100人 約30万円	中ホール／約100～1000人 約150万円～250万円	大ホール／約1000～10000人 約500万円～

また、首都圏・都市部ではレンタル費が割高になります。

追加で、控室を複数使用する場合は別途金額がかかります。一部屋当たり2～5万円を想定しておくとよいでしょう。
上記に加え、来場者から参加費を受け取る場合は割合が変わる会場もあるため、注意が必要です。
繁忙期である8月～11月は込み合うことが予想されるため、うまく会場が抑えられずに中止になるケースもあります。早めに連絡することをお勧めします。

　

●会場内機材レンタル費

会場をレンタルした場合、それだけではなく、会場に備えついた音響・照明を使う際にレンタル代が必要になります。
よく使われるものとして、スクリーン・モニター・プロジェクター・音響・照明・机、椅子等があります。200人ほどの中規模セミナーイベントでは平均して15万円～30万円ほどかかると思われます。（詳しくはこちらで紹介しています）。
また、当日にはホールの管理会社のスタッフの立ち合いが必要になり、1日2～4万円程度の費用が掛かります。会場によって、電気代や駐車場代、廃棄物処理代などがある場合もあるので事前に確認を取り、不測の事態を避けるために注意しましょう。

●オンラインイベントの場合

オンラインイベントでは、会場を大きくとる必要のない場合や、自社の会議室で事足りるケースがあります。そのため設営にも時間や経費を抑えることが可能です。（詳しくはこちらで紹介しています）

●ポイント●
会場費をできるだけ抑えたい場合は、企業が貸出しているイベントホールよりも、その自治体が貸し出している市民ホールなどを利用することをお勧めします。
企業運営では一日数十万円の貸し出し規模でも、自治体ホールでは数万円台と大きく違うことがわかります。デメリットとしては、照明音響などの設備に関しては差を感じる点はありますが、小規模であれば利用をお勧めします

③ 映像出力・音響・照明・配信

●映像出力

例えば、200人規模のイベントでは大画面で表示させるスクリーンをレンタルしたり、オペレーションをするためにも複数のモニターを使用することはほぼ必須になります。
各ホールによってレンタルをしており、価格設定はバラバラですが、当社ではトータルで平均して15万円ほどの予算見積もりを行っております。

●音響

小さな会場や、オンラインイベントではあまり気にしなくてもよい音響ですが、規模が大きくなるにつれて重要度は増していきます。個々人で用意するよりも計算されてスピーカーが配置されている場合もあるため、備え付きのものをレンタルするとよいでしょう。
また、会場内で登壇者がプレゼンやトークをする際に動きがある場合は、一般的なハンドマイクよりも、ピンマイクの方がお勧めです。ピンマイクは一般のハンドマイクよりも精密機器になるため、その分費用も上がる傾向にあります。
備え付けのスピーカーや操作盤・マイクなどをレンタルした場合、平均して10万円ほどをかかると考えられます。

●照明

特に会場依存になります。照明が心もとない会場では別途手配するといった方法もありますが、基本的にはイベント会場は照明設備が完備してあるため、持ち込むものは少ないと思われます。例えばセミナーや講演会の場合は、会場の地明かりで事足りることが多いため、追加費用は掛からない場合が多いです。

●その他道具類

スタッフが作業する机や、参加者が座る椅子なども必要になります。また、セッション型のトークショーであれば、ソファーなどの準備が必要になるでしょう。現代ではアクリルパネルやビニールカーテン・消毒液や体温計など、それらの費用を道具代として見積もりをします。一つ一つは安価ですが、椅子など台数が多いものもあり、中規模であれば平均して5万円ほどかかります。

●配信

ハイブリットイベントやオンラインイベントの場合はこちらに予算を多く見積もる必要があります。オペレート用PC・カメラ・音響それぞれが配信に対応させなくてはいけません。カメラ台数も必要になるため中規模では25万円～と考えておくとよいでしょう。
さらにカメラ映像、マイクからの音声データを取り込むPCと配信をするPCは別々に分けることから、そこにも予算が必要になります。オンラインイベントではその分会場費が安く済むため、費用としては安く済む可能性が高いです。

③ 出演者・人件費

ここでは主に人材にかかる金額や、誰がどのように動くのかというところをご紹介します。小規模のイベントでは使用しない場合もありますので、中・大規模のイベントと考えてください。

●大規模ハイブリットイベントの場合

名称	役割	金額	想定人数
配信ディレクター	配信系動画の企画提案・分析から 当日運営等	約5万円	1人
配信アシスタント	配信ディレクターのサポート	約4万円	3人
映像・ストリーミングオペレーター	会場内カメラや映像の切り替え	約4.5万円	3人
音響オペレーター	マイクからスピーカーへの流す 音量調節と切り替え	約4万円	1人
照明オペレーター	スポットライトの操作や会場の調光を コントロール	約4万円	1人
カメラマン	モニター・配信・記録用の映像を撮影	約4万円	1人
表の受付スタッフ	来場者の入場・案内対応	約2.5万円	2人
合計　1日　=　約47.5万円

3. 見積もりをうまくを取る方法

悪質に料金を取るイベント会社を避けるためにも、これまでお伝えした相場や内容を知っておくことが大切です。そこでイベント会社に頼む際にも、自社で運営する際にも役に立つ、見積もりを出すコツを伝授します。

① 企画と費用を細分化する

一見当たり前のように思うことですがとても大切なことです。不必要な費用を明確化することができます。例えば、ひとえにオペレータースタッフと言えど映像・照明・音響・配信といったように分かれていますし、単価が異なる場合もあります。
項目でひとまとめにしてしまうと、後々予算上一部の項目をカットしなければならない時に本当は必要であった項目まで一緒にカットされてしまう場合があります。細かく細分化することで不要な予算を出しにくくするだけではなく、予算振りの優先度もつけやすくなります。

② 分野・エリアごとに項目を分ける

大規模になればなるほど見積もりの項目数が増え複雑になります。見積もりを共有し図面などで照らし合わせる際、誰にでも理解できるものでなくてはなりません。全体でかかる費用とは別に、エリアごとに必要なものを見出し分けで整理するとよいでしょう。

③ 予備予算を考慮する

イベントを開催する際は、突発的に新たな必要費用が発生します。予備予算なしできっちり予算を組んだ結果、それに対応できなく、優先度で必要な項目をカットしなければなりません。全体の規模を考えて、予算のうち５％ほどを確保すると安心して運営を行うことが可能です。

④ 無理をせずに業者に依頼する

自社で運営するイベントだからといってすべてを会社内で行わなければいけないという話ではありません。財務や見積もりに長けたスタッフがいない場合は、見積もりを立てるだけでも専門の業者に依頼し、アドバイスも含めて見積書を作成するのがよいでしょう。オペレーターやカメラマンなどの専門的なスタッフは自社では賄えない場合もあります。余分に料金がかかるような会社も存在するため、精通したイベント会社を頼り適切な値段交渉を行うことが人件費を削ることにつながります。

4. まとめ

イベント会社へ業務委託した場合のイベント予算の内訳と考え方についてご紹介させていただきました。
イベントの完成度や本業との両立を鑑みて、専門会社への依頼を強くお勧めいたします。
私たちクリエイティブファクトリーはワンストップでイベント企画を行っているため、仲介している業者と比べ、主催者様の業務負担を減らし、業務効率を向上させると共に、コストパフォーマンスを発揮させることができ、ご満⾜いただけるイベント開催をサポートします。
当コラムを参考に、このようなイベントをこの程度の予算で行いたいという内容の決まっている方から、どのようにすればよいかわからないという方まで、精通したスタッフがサポートいたします。ぜひ弊社へご相談ください。