東京ビッグサイトでイベントを開催するまでの道のり

みなさまこんにちは。
今お読み頂いている方々の中で「これまでに東京ビッグサイトで何かしらの催し物に参加されたことのある！」という方は多いのではないでしょうか？
それもそのはず、ビッグサイトは、総展示面積が115,420㎡と日本一広く、また部屋数の多さからイノベーションやビジネスチャンスを生み出すMICE拠点として、展示会や会議、パーティー等の幅広いビジネスシーンに利用されている日本最大級のコンベンションセンターなのです。

私共も先日、東京ビッグサイトでイベントの運営を行なってまいりましたので、“社内備忘録”も兼ねて、本コラムを書かせて頂きます。

これだけの広さを誇り、人の行き来が伴う会場だからこそ、イベントの主催者はビッグサイトが指定する数々のルールーを守って運営を行なっていく必要があります。
安心安全なイベントを運営していくために、私共が乗り越えた「東京ビッグサイトでイベントを開催するまでの道のり」をご紹介致します。

 

STEP-1 《 提出する申請書類が多い！！ 》

何をするにも、“逐一”申請書を記載し、許可を得る必要があります！
下記に、代表的なものを記載しましたが、これ以外にも多くの提出書類が必要になります！

◆「催物の開催届出書」

イベント概要を記載する書面

◆「緊急連絡体制」

主催者と警備会社の情報を記載します。

◆「展示会概要」（様式-1）

“展示会”とありますが、表彰式展等のステージイベントでも本書面の提出で大丈夫です。

◆「搬入・搬出及び開催時の警備ポスト一覧表」

どこの場所に、何名警備スタッフを配置するのかを記載します。
※別紙、配置場所を図面で記します。

◆「観覧場又は展示場における催物の開催届出書」（第9号様式の4/第15条の3関係）

記載内容は、先の「催物の開催届出書」と同じ様な内容ですが、こちらは管轄の深川消防署に提出する書面です。
※消防署提出時、「会場管理計画（P4）」、「火災予防のための組織編成表（別表1）」、「自衛消防隊の編成と任務（別表2）」、「会場自衛消防地区隊員の任務内容」、「イベント開催概要（任意書式）」、「会場レイアウト図面」の書面も同時提出します。

※特に、「会場レイアウト図面」には、約3,000㎡（or約2,000㎡）以下ごとに「主要避難通路（防火帯）5m以上」と「補助避難通路3m以上」を設け主要避難通路を設け、それぞれが、繋がっており、且つ避難口・搬入口に接続させる必要があります。
勿論、当該通路に、物を置くことは出来ません！
これを作ってくれる専門の業者もありますが、30万円程度の費用が掛かりますので、予算に計上しておく必要があります。

◆高所サイン・誘導看板申込書・吊り物工事作業届

共用部分にイベントの看板等も置けるので、イベントの会場誘導案内という観点は勿論ですが、1日数万人が訪れる場所に看板を掲載出来るのは、自社PRの観点からもお得かと思います。

◆「自衛消防訓練通知書」

イベント当日、運営スタッフを招集し、「自衛消防訓練」を行う必要があるのですが、その消防訓練を行う日時を事前に通知する為の書類です。
当日は、その訓練の様子を写真に撮って、後日ビッグサイトへ提出する必要があります。

◆「空調設備運転申込書②」（様式-4-2）

冷房/暖房等の空調を利用するのに必要です。
利用の有無が決まっていなくても、時間は空欄でも良いので提出した方が良いと思います。提出していない場合、当日、空調をつけて欲しいと言ってもNGになる可能性があります！空調・光熱費の料金は、1時間当たり2万円〜4万円前後です。

◆「臨時喫煙場所設置申請書」（様式-14-2）

ホール内は勿論、全面禁煙です。
ホール外に喫煙ブースを設ける場合、事前に申請が必要です。
灰皿は会場から借りることが出来ますが、清掃会社による清掃が必要で、別途料金が加算されます。

◆「共用部分利用申込書」（様式-12）

ホールの外に人を並ばせるにも、細かな申請が必要になり、どのように列を作り、人をどこに立たせるか？という点で図面の制作も、申し込み用紙と合わせて、提出する必要があります。なので、会場下見を行った際はそういった観点にもしっかりと目を向け会場スタッフと念入りに擦り合わせをしておいた方が良いですね。
どこの場所に、どのくらいの㎡を利用するのかを記載します。

◆重量物持込み申請書

単品が2t以上のものを会場に持ち込む場合、提出が必要です。
2t以上ってなんだろう、あるの？と思いますが、自動車車両の展示会等は必要です。
当日になって、「展示出来ません」とならない様に、何を持ち込むか？をしっかりヒアリングしておく必要があります。

■アンカーボルト作業届

会場床面に何かを固定する、例えばステージの基礎部分を固定する際等に必要です。
ステージ施工する場合は、施工会社に「アンカーボルトは使いますか？」と聞いておく必要があります。

■「廃棄物処理実績報告書」（様式-15）・・・ 終了後、提出が必要になります。

 

STEP-2 《 当日、展示ホールへの入室にあたり 》

■会場利用時間

会場費用単位は、00時〜24時の24時間借り受けが基本ですが、前の日のイベント/催事が、早く終わる場合、00時より早く入室をさせてくれる場合があります。 この場合は追加料金が掛からず、既存の24時までの利用を削られることはなく、単純に利用開始時間を無料で前倒し出来ます。

■会場借り受け時

借り受け開始の深夜00時は、ビッグサイトのスタッフはおりませんので、どこに連絡し、どこに行っていいのか、鍵を貰うのか、結構迷います。
なので、事前にしっかり打合せするといいかもしれません。
借り受け時に、「施設チェックシート」「備品チェックリスト」の確認・署名をした後、キーボックス（控室の鍵がたくさん入っているボックス）の鍵を渡してくれます。
※ホールのシャッターや搬出入のシャッターの鍵も、すべてこの中に入っています！

■車両搬入の誘導

搬出入車両も、ゲートがたくさんありますので、どこのゲートから入るのかをしっかり調べる必要があります。
※前述の通り、その時間の時には、警備員をすでに立たせておく必要がありますので、警備員の勤務開始時間は、打合せ時間も含めると30分前には、勤務開始出来るように依頼した方が良いと思います。

• 車両のフロントガラスに掲示する「搬出入許可書」は、指定のものがありませんので、各自で作成し会場側へ提出する必要がございます。
• 各ホールに駐車スペースがありますが、車両が多い場合他のホールとの調整が必要になりますので、事前の申請が必要になります。
• 搬出入車両は、ホールの中まで入ることが出来るので、実際のステージを作る横まで車両を置けるので、その点はとても便利です。

STEP-3 《 イベント企画運営会社への依頼！！ 》

イベントの運営に当たり、弊社の様な「イベント企画運営会社」の利用は、必須で、その会社経由で、「ステージ施工」、「映像、音響、照明、特効会社」の手配を始め、様々な専門会社の協力の元、一本のイベントが出来上がります！

よく使われる特効機材、「スモークマシン」、「スパークラー」等は、事前に消防申請を行い、許可を得る必要があります！
※各使用機材の、例えば、スモークマシーンで使われる溶液やスパークラーで使われる粉のの細かな性質等々の試験データーの提出が必要になります。

その他、東京ビッグサイトならでは、手配発注が必要になります！

■イベント備品

会場には、使えるイベント備品は全く無いので、椅子1脚、テーブル1台すら外部手配する必要があります！
単価は、安い場合でも搬出入車両も掛かるので、備品総額よりこっちの費用の方が逆に高くつく場合があります。

■電気業者

ビッグサイト指定の講習を受けた電気業者による電気工事が必要です。
上記「電気工事設置届出」の提出が必要！大体、電気会社が、代行して作成・提出してくれます。
イベントで電気を使わない場合でも、PC電源を使う等の会場の電気を少しでも使う場合はこの電気工事が必要です。
この工事も床面の電気ピットを開いて、電気を引っ張るので、かなり時間と費用が掛かります。

■清掃業者

ホール返却の際は、清掃業者による現状復旧が必須。ここも予算計上を忘れずに！

■警備員

搬出入のゲートに警備員を立たせておく必要があります。
※警備員が居ない場合、搬出入のゲートを開けることが出来ないので、搬出入車両は出入りすることが出来ません。
かなり厳密に行われますので注意が必要です。

 

以上、ビッグサイト使用時の必要事項をご紹介致しました。
とにかく申請書類が多いといった印象です。ですが、大型のイベント開催には多くの人手を要するので、全員が安心安全に作業をするには怠ってはいけない大切なことですよね。

東京ビッグサイトは、ホールの大きさの割りに、料金が安いのですが、平土間会場で、中に何も無いので、自由度が高いイベントの演出が可能ですが、逆に、何も無いので、あらゆるものを外部手配する必要があるので、開催に当たっては、弊社の様な「イベント企画運営会社」に依頼することで、主催者様の負担軽減に繋がります。

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